Mara-Plan työvuorojen suunnitteluohjelmiston avulla voidaan helpottaa ja nopeuttaa esimiesten työskentelyä, parantaa asiakaspalvelua sekä saavuttaa kustannussäästöjä.

Perinteiseen manuaaliseen tai esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmistolla tehtävään suunnitteluun erona on myös se, että Mara-Plan hallitsee koko prosessin työvuorojen suunnittelusta palkanlaskennan rajapintaan saakka. Kun sovelluksessa on kerran asetettu työvuoro työvuorosuunnittelussa tai loma lomasuunnittelussa, ovat ne valmiina järjestelmässä, kun tietoja aikanaan tarvitaan palkanlaskentaa varten. Näin vältetään samojen tietojen käsitteleminen moneen kertaan.

Perinteisissä ohjelmissa saavutettavia hyötyjä usein mitataan arvioimalla, kuinka tehokkaasti tietyn kokoinen tapahtumamassa on mahdollista käsitellä. Työvuorojen suunnittelun osalta hyötyjen mittaaminen on monimutkaisempaa, mutta toisaalta hyödyt ilmenevät useammissa toiminnoissa ja ovat siten perinteisiin sovelluksiin verrattuna todennäköisesti paljon suuremmat. Useissa tapauksissa ohjelmistoinvestoinnin takaisinmaksuaika on todettu yllättävän lyhyeksi.

Työvuorojen suunnittelu helpottuu ja nopeutuu, kun ohjelmisto suorittaa aikaa vievän laskennan ja ohjaa suunnitteluprosessia. Esimiehen työaikaa siis säästyy.

Kustannuksia säästyy, kun ohjelmisto ohjaa suunnittelua annettujen tavoitteiden mukaan ja tuottaa ennusteet kustannuksista ja työtunneista jo työvuorojen suunnitteluvaiheessa - eli ennekuin suunnitelmaan on lopullisesti sitouduttu.

Manuaaliseen suunnitteluun verrattuna ohjelmiston avulla tapahtuvan suunnittelun on havaittu olevan joustavampaa. On helpompi suunnitella eri mittaisia työvuoroja ja asetella niitä eri kellonaikoihin, koska ohjelmisto suorittaa kaiken tarvittavan laskennan. Tämä näkyy paitsi tehokkuuden nousuna, niin myös asiakaspalvelun paranemisena. Työvuorot voidaan kohdistaa asiakasvirtojen mukaisesti.

Mara-Plan automatisoi monia hallinnollisia tehtäviä. Se hoitaa esimerkiksi lomaoikeuksien laskennan lomanmääräytymisvuosittain. Ohjelmassa on mahdollisuus tasoittaa työaikaa pidemmällä aikavälillä joko tasoittumisjaksojen tai työaikapankin avulla.

Ohjelmiston tietokannassa säilytetään jokainen työaika- ja poissaolotapahtuma. Mara-Planista on raportoitavissa niin kustannus- kuin tuntitiedotkin sekä esimiehille että yritysjohdolle. Se palvelee myös vaihtuvia raportointitarpeita. Jos esimerkiksi halutaan tietää paljonko vuoden aikana on käytetty työaikaa ja kustannuksia esimerkiksi koulutukseen, on tieto saatavissa Mara-Planista välittömästi. Manuaalisesta järjestelmästä vastaavan tiedon tuottaminen on huomattavasti vaivalloisempaa.

Kun työvuorot käsitellään sovelluksessa, niin tietokantaan syntyy työaikakirjanpito. Ohjelmiston avulla varmistetaan myös se, että kaikilta esimiehiltä saadaan tiedot palkkahallintoon yhteismitallisena ja samoin perustein laskettuna, joka on tärkeä osa ryhdikästä henkilöstöpolitiikkaa. Näillä seikoilla myös varmistetaan, että tiedot ovat oikein ja ajan tasalla mahdollisissa viranomaistarkastuksissa tai selvitettäessä kiistan alaisia työsuhdeasioita.

Kun työvuorosuunnitelmaan toteutuneet muutokset syötetään järjestelmään, niin se osaa automaattisesti laskea työtunnit, vuorolisät, ym. tapahtumat sekä kohdistaa ne palkanlaskennan palkkalajeille. Esimiesten työaikaa säästyy huomattava määrä.

Mikäli palkanlaskentasovellukseen on toteutettu liittymä siten, että palkkalajikohtaiset tapahtumat voidaan siirtää Mara-Planista automaattisesti, niin palkanlaskijan työaikaa säästyy rutiininomaisesta tallennustyöstä.

Yhteenvetona voidaan todeta, että konkreettisin rahassa mitattava hyöty on esimiehen työajan säästö. Se vaihtelee suuresti esimerkiksi työtiimin koon mukaan, mutta asiakkailta saadun palautteen mukaan työaikaa säästyy kuukausittain muutamasta tunnista kahteen työpäivään (siis 5 - 15 h) per esimies. Suuressa organisaatiossa tämän seikan merkitys siis vain korostuu.

Työntekijöiden työn tehostuminen ja asiakaspalvelun paraneminen ovat tietysti riippuvaisia asioiden nykytilasta. Myös manuaalisessa menetelmässä voidaan tehdä huolellista ja tavoitteellista suunnittelua, mutta se on vaivalloisempaa. Hankkimalla esimiesten käyttöön Mara-Plan ohjelmisto, heille annetaan paljon paremmat työkalut sovittujen tavoitteiden saavuttamiseen.

Hallinnollista työtä säästyy sekä esimiehiltä että yrityksen hallinnosta organisaation koosta riippuen arviolta kymmeniä tunteja vuositasolla per toimipaikka.

Yrityksen johtaminen paranee, kun työtiimejä vetävien esimiesten työskentelyä voidaan ohjata paremmin, asettaa heille tavoitteita ja seurata niiden toteutumista.